Comment automatiser les relances de votre étude notariale
Un dossier de vente ne traîne presque jamais pour une raison juridique. Il traîne parce qu'une pièce manque, parce que personne n'a rappelé le syndic, parce qu'un diagnostic a expiré sans que personne le voie passer. Vos clercs le savent mieux que quiconque : ils passent leurs journées à courir après des documents au lieu d'instruire des actes.
Que fait NOTAS, concrètement ?
Il repère les pièces manquantes avant vous
NOTAS connaît la liste des pièces attendues pour chaque type d'acte. Dès qu'une pièce manque, le dossier remonte. Personne n'a eu besoin de l'ouvrir pour s'en apercevoir.
Il écrit le message à votre place
Le courrier part au bon interlocuteur : l'acquéreur, le syndic, la banque, la mairie. Rédigé, contextualisé, prêt. Votre clerc n'a pas une ligne à taper.
Il relance, et il n'oublie jamais
La relance part par email. Sans réponse, il relance à nouveau. En parallèle, il surveille les dates de validité et vous prévient avant qu'un document ne devienne caduc, pas le jour où vous en avez besoin.
Qu'est-ce que ça change dans une étude ?
Un clerc perd aujourd'hui 1 jour par semaine à chercher l'information et à relancer, soit 20 % de son temps de travail. Sur une équipe de 5 clercs, cela revient à financer un poste entier consacré à courir après des documents.
Pendant ce temps, le délai moyen entre compromis et acte authentique atteint 92 jours, en hausse de 30 % en deux ans. La première cause évitable de ces retards : une pièce manquante.
Chaque semaine gagnée sur un dossier, c'est un acte signé plus tôt, des émoluments encaissés plus tôt, et un client qui ne rappelle pas pour demander où en est son dossier. Multipliez par le nombre de ventes que votre étude traite chaque année.
Sources : Notariat Services, Orphée, McKinsey
Et vos dossiers, comment entrent-ils ?
C'est la première question que pose un notaire, et elle est légitime : personne n'a le temps de ressaisir un en-cours.
Votre en-cours est importé
Tous vos dossiers en cours sont repris, et c'est compris dans la mise en route. Vos clercs ne ressaisissent rien.
30 secondes par dossier
Le type d'acte, les parties, la date butoir : 6 questions. Et les 70 cases du dossier, avec toutes leurs relances, sont prêtes.
Les questions qu'on nous pose
NOTAS remplace-t-il le logiciel de mon étude ?
Non. NOTAS ne rédige pas d'actes et ne remplace aucun outil métier. Il fait une seule chose : suivre l'avancement de vos dossiers de vente, et relancer ce qui manque.
Par quel canal partent les relances ?
Par email uniquement. Vos clients reçoivent un message écrit, au nom de votre étude. Ni SMS, ni courrier automatique.
Mes clercs doivent-ils ressaisir tous les dossiers en cours ?
Non. Tout votre en-cours est importé au démarrage, et c'est compris dans la mise en route. Vos clercs ne ressaisissent rien.
Combien de temps pour créer un nouveau dossier ?
30 secondes. Le type d'acte, les parties, la date butoir : 6 questions. NOTAS prépare ensuite les 70 cases du dossier et toutes les relances qui vont avec.
Où sont hébergées les données de mes clients ?
En France. Vos données sont chiffrées en transit et au repos, et chaque envoi est tracé dans un journal d'audit consultable.
NOTAS conserve-t-il les pièces de mes dossiers ?
Non. Aucune pièce ni document d'identité n'est stocké chez NOTAS. Le copilote sait qu'une pièce manque et relance pour l'obtenir, mais elle ne transite pas par lui.
Y a-t-il une garantie ?
Oui. Si à 60 jours le moteur NOTAS n'a pas atteint le seuil d'activité garanti à votre étude, la mise en service est intégralement remboursée. Le seuil est mesuré dans l'outil et reste visible en permanence : vous n'avez pas à nous croire sur parole.
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